Horsens Program             Instruktører                Bestyrelse               Info            Forside
 
 

Privatlivspolitik for Columna Gymnastikforening Horsens – ændret 24. maj 2018 

Columna Gymnastikforening Horsens dataansvar 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. 
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige 

Formand: Birgitte Mikkelsen, Næsset 28, 8700 Horsens, Tlf.: 61 28 87 09, e-mail: mikkel28@stofanet.dk 
Kasserer: Birte Bentsen, Klarinetvej 34, 8700 Horsens, Tlf.: 30 45 40 58, e-mail: birtebentsen@icloud.com 
Sekretær: Tove Straarup, Sydvestvej 8, 8700 Horsens, Tlf.: 42 54 06 04, e-mail: tove@fam-straarup.dk 

Behandling af personoplysninger 
Vi behandler følgende oplysninger 

Medlemsoplysninger: 

Almindelige personoplysninger: 

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato/betalingsdato, telefonnummer, fødselsår og e-mailadresse 

Oplysning om instruktører 

Almindelige personoplysninger

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
 
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse 
CPR-nr. 

Her indsamler vi oplysninger fra 

Normalt får vi oplysningerne fra dig. 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund 
Lovlige grunde til behandling er særligt 
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) 
• Indberetning af data til DGI 

Formålene 

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger 

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning 
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning 
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven 
• Levering af varer og ydelser du har bestilt 
• Administration af din relation til os 

2. Formål med behandling af oplysninger på instruktører: 

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen 
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser 
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende 
• Administration af din relation til os 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling 
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter 
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen 
• Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at instruktører kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer 
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen. 

Samtykke 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor 
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Videregivelse af dine personoplysninger 

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperiode alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som instruktør. 

Medlemmer 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier 
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen 

Ulønnede ledere og trænere 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophør af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt 

Lønnede ledere og trænere 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier 
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af ret regnskabsår, som bilaget drejer sig om • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år efter arbejdet er ophørt 
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi 

Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig 

Retten til at blive oplyst om behandling af data 
• Retten til indsigt i egne personoplysninger 
• Retten til berigtigelse 
• Retten til sletning 
• Retten til begrænsning af behandling 
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) 
• Retten til indsigelse 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet 

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.